有学者是这样定义新闻发言人的：“国家、政党、社会团体任命或指定的专职（比较小的部门为兼职）新闻发布人员，一般是该部门中层以上的负责人。新闻发言人的职责是在一定时间内就某一重大事件或时局的问题，举行新闻发布会，或约见个别记者，发布有关新闻或阐述本部门的观点立场，并代表有关部门回答记者的提问。”
为何要设立新闻发言人？在铺天盖地的信息面前，如果没有一个权威的信息来源，杂乱信息容易搅乱人们的思想。实施新闻发言人制度，有利于人们看到权威性的言论，避免小道消息影响社会正确判断力。
新闻发言人、新闻发布会在西方国家很常见。它是政府和新闻界，并通过新闻界和公众进行沟通的方式。以美国为例，新闻发言人制度最早可以追溯到总统新闻发言人。19世纪20年代，美国普通民众获得了选举权，30年代，以《纽约太阳报》为代表的“便士报”诞生。新闻发言人正是诞生在这样一个政治改革、经济增长、传媒大众化的年代。安德鲁·杰克逊是最早聘用新闻发言人的美国总统。但是杰克逊以及后面几位总统的新闻发言人都是以私人秘书身份出现，不属于政府系统，政府并不提供资助。直到麦金莱总统上台，他的几名助理才开始领取政府薪水，其中包括负责新闻宣传的科特柳。白宫的记者招待会和美国新闻发言人制度密切相关，塔夫脱是第一个安排每周两次定期记者招待会的总统。从此，定期的记者招待会就维持下来，白宫的新闻发言人制度也就相对固定了。新闻发言人成为一种制度普遍在美国各地建立起来，并最终被世界诸多国家所采纳。